Traitement des données : Les élèves et leurs représentants légaux

Affectation en lycée

Responsable de traitement

Le recteur de l’académie de Lyon est responsable conjointement avec le ministre de l’Éducation nationale.

Finalités

Ce traitement a pour finalité l’affectation des élèves en lycée et le recensement des candidats à l’apprentissage.

Le recueil des données a un caractère obligatoire pour la gestion des affectations. Le traitement ne prévoit pas de décision automatisée au sens de l’article 22 du règlement (UE) 2016/679.

• Assurer la gestion des affectations du 2nd degré (3e Prépa-Métiers, UPE2A et NSA inclus) ;
• Organiser l'affectation des élèves dans une classe en fonction de la carte scolaire, de la carte des formations et des vœux des représentants légaux.

Sous-finalités

• Réception des demandes de vœux d’affectation via la fiche préparatoire à la saisie Affelnet ou le service en ligne affectation ;
• Réception des demandes de changement d’établissement en cours d’année ;
• Instruction des demandes d’affectation dans le cadre de la campagne d’affectation ;
• Traitement des demandes pouvant passer par une prise de rendez-vous avec les responsables légaux ;
• Inscription aux tests de positionnement des élèves allophones de moins de 16 ans et de plus de 16 ans ;
• Étude des dossiers de candidature pour des formations particulières permettant, si besoin, de favoriser l’affectation, voire de donner une priorité à l’affectation ;
• Instruction des demandes hors campagne d’affectation - Dossier « Publics non scolarisés – DARFI » : Dossier instruit en CIO. Hors campagne d’affectation, il est soumis aux commissions des établissements visés afin de déterminer la recevabilité de la candidature ;
• Instruction des dossiers de candidatures pour l’entrée dans une formation ou un dispositif particulier: Dossier soumis à une commission préparatoire à l’affectation (Administration ou EPLE d’accueil) pour classement ou attribution d’un bonus.

Bases juridiques

• Le traitement est mis en œuvre pour l'exécution d'une mission d'intérêt public au sens de l'article 6 (e) du règlement (UE) 2016/679 ;
• Arrêté du 24 novembre 2023 portant création par le ministère de l'éducation nationale d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Affelnet lycée » ;
• Article D211-11 du Code de l’éducation.

Destinataires des données

Internes :

• Les services du rectorat et de la direction des services départementaux de l’éducation nationale : DIVEL, DRAIO, IEN-ASH, IEN-IO, DAASEN et DASEN, les établissements d’origine privés ou publics, CFA, le cas échéant le service médico-social en faveur des élèves, CIO, DSI.

Externes :

• Les mairies du lieu de résidence des élèves ;
• Le cas échéant, les services de l’Armée, de la police, la  Maison Régionale de la Performance, les  partenaires économiques.

Catégories de personnes concernées

• Les élèves ;
• Les apprentis ;
• Les responsables légaux.

Catégories de données traitées

La source des données est directe lorsque vous renseignez les formulaires et indirecte quand elle est issue des bases élèves dont nous disposons.

Identité :

• Nom, prénom, sexe, adresse de l’élève et des responsables légaux, numéros de téléphone, courriels, INE de l’élève, statut de boursier. Code zone géographique ;
• Motifs de dérogation à la carte scolaire (situation de handicap ou de troubles de santé invalidant, boursier, frère et sœur scolarisé dans l’établissement demandé, Domicile en zone limitrophe du secteur) ;
• Parcours sportif (club, palmarès) ¹ ;
• Informations relatives à la passation du Code de la route ou du permis de conduire ² ;

Scolarité :

• Nom et coordonnées de l’établissement d’origine, classe d’origine de l’élève, langues étudiées ;
• Décisions d’orientation du chef d’établissement ;
• Date de positionnement par le CASNAV ;
• Vœux d’affectation ;
• Expression de motivation, avis circonstanciés des membres de la communauté éducative (Psy-EN, enseignants, personnels de direction, tuteurs de stage) ;
• Résultats scolaires (disciplines et compétences du socle commun).

Sécurité des données

Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la politique de sécurité des systèmes d’information (PSSI) de l’académie.

Plateformes utilisées :

• Démarches Simplifiées pour les demandes d’affectation en cours d’année ou pour des emménageant ou pour certaines demandes de dérogations ;
• Affelnet Lycée : application à laquelle les chefs d’établissements accèdent avec identifiant et mot de passe et à travers laquelle sont traitées les demandes d’affectation lors de la campagne entre mars et septembre ;
• Service en ligne affectation : application à laquelle les représentants légaux accèdent avec identifiant et mot de passe et à travers laquelle ils peuvent candidater à des formations ;
• Fichiers Excel pour le suivi des demandes reçues par mail ou sur Démarches simplifiées conservé sur un espace académique sécurisé auxquels ont accès les seuls agents habilités par la DSI du Rectorat de l’académie de Lyon ;
• Les notifications d’affectation sont adressées par courrier postal ou par e-mail. Des échanges avec les représentants légaux peuvent avoir lieu par mail également ;
• Les inscriptions aux tests de positionnement pours les élèves allophones sont effectués via COLIBRIS ;

Aucun transfert de données n’est opéré hors de l’union Européenne.

Durée de conservation des données

Les données sont conservées conformément à l’instruction 2005-003 du 22 février 2005.

Les données à caractère personnel des élèves et apprentis, ainsi que de leurs responsables, sont conservées pendant une durée d'un an, puis sont versées dans une base d'archives intermédiaires pour une durée supplémentaire d'un an, sauf contentieux.

Exercice de vos droits

Il est possible, à tout moment, de demander à exercer votre droit d’accès ainsi que votre droit à rectification des données traitées. Quand la réglementation le permet, vous pouvez exercer votre droit d’opposition, de même que le droit d’effacement et de limitation. Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par mail : [email protected]

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (www.cnil.fr).

Affectation en lycée pour les élèves en situation de handicap

Responsable de traitement

Le recteur de l’académie de Lyon est responsable conjointement avec le ministre de l’Éducation nationale.

Finalités

Ce traitement a pour finalité l’instruction des dossiers des élèves en situation de handicap ou porteurs d'un trouble invalidant qui sollicitent un bonus pour une affectation prioritaire en lycée. Les dossiers des élèves sont étudiés en commission en vue d’obtenir une priorité à l’affectation par AFFELNET Lycée. Le recueil des données a un caractère facultatif pour la gestion des affectations. Le traitement ne prévoit pas de décision automatisée au sens de l’article 22 du règlement (UE) 2016/679.

Bases juridiques

• Le traitement est mis en œuvre pour l'exécution d'une mission d'intérêt public au sens de l'article 6 (e) du règlement (UE) 2016/679 ;
• Arrêté du 24 novembre 2023 portant création par le ministère de l'éducation nationale d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Affelnet lycée » ;
• Circulaire n° 2016-186 du 30-11-2016 ;
• Articles L.112-1, L.112-2, L.112-2-1, L.351-1 du code de l'éducation ;
• Articles D.351-3 à D.351-20 du Code de l'éducation ;
• Décret n°2005-1752 du 30 décembre 2005 ;
• Loi n°2005-102 du 11 février 2005 pour l'égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées.

Destinataires des données

Internes :

• Les établissements d’origine ;
• L’administration réunit les commissions pluridisciplinaires handicap-médicale et étudie les dossiers. Les commissions sont constituées à chaque fois de personnels d’établissements scolaires, d’inspecteurs, de personnels d’orientation et de santé de l’éducation nationale, et parfois de partenaires extérieurs (directeurs EMS, personnels de la DRAAF...).

Externes :

-Les établissements d’origine (établissements publics ou privés de l’éducation nationale ou de l’agriculture, CIO, CFA, Établissements médicaux sociaux) qui constituent et acheminent les dossiers.

Catégories de personnes concernées

• Les élèves ;
• Les responsables légaux.

Catégories de données traitées

La source des données est directe lorsque vous renseignez les formulaires et indirecte quand elle est issue des bases élèves dont nous disposons.

Identité

Noms, prénoms, adresses de l’élève et des responsables légaux, numéros de téléphone, courriels, INE et sexe de l’élève.

Scolarité

• Nom et coordonnées de l’établissement d’origine, classe d’origine de l’élève ;
• Vœux d’affectation ;
• Parcours de l’élève (classes, stages), Aides, adaptations et accompagnement médico-social dont bénéficie l’élève ;
• Avis circonstanciés des membres de la communauté éducative (Psy-EN, enseignants, personnels de direction, tuteurs de stage) ;
• Positionnement sur les compétences du socle commun ;
• Données médicales transmises sous pli confidentiel aux médecins :
  • Nature de la pathologie et/ou du handicap et retentissements sur la scolarité ;
  • Contre-indications médicales selon le type de situations ou les conditions environnementales.

Sécurité des données

Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la politique de sécurité des systèmes d’information (PSSI) de l’académie.

Plateformes utilisées :

• Démarches Simplifiées pour les demandes d’affectation en cours d’année ou pour des emménageant ou pour certaines demandes de dérogations ;
• Affelnet Lycée et COLIBRIS : application à laquelle les chefs d’établissements accèdent avec identifiant et mot de passe et à travers laquelle sont traitées les demandes d’affectation lors de la campagne entre mars et septembre ;
• Service en ligne affectation : application à laquelle les représentants légaux accèdent avec identifiant et mot de passe et à travers laquelle ils peuvent candidater à des formations ;
• Fichiers Excel pour le suivi des demandes reçues par mail ou sur Démarches simplifiées conservé sur un espace académique sécurisé auxquels ont accès les seuls agents habilités par la DSI du Rectorat de l’académie de Lyon ;
• Le certificat médical est adressé sous pli confidentiel au médecin conseiller technique du département du 1er vœu et/ou au médecin de la DRAAF ;
• Les notifications d’affectation sont adressées par courrier postal ou par e-mail. Des échanges avec les représentants légaux peuvent avoir lieu par mail également.

Les données de santé et la nature d’un handicap ne sont accessibles qu’aux seuls professionnels de santé auxquels s’imposent le secret professionnel.

Aucun transfert de données n’est opéré hors de l’union Européenne.

Durée de conservation des données

Les données sont conservées conformément à l’instruction 2005-003 du 22 février 2005.

Les données à caractère personnel des élèves, ainsi que de leurs responsables, sont conservées pendant une durée d'un an, puis sont versées dans une base d'archives intermédiaires pour une durée supplémentaire d'un an, sauf contentieux.

Exercice de vos droits

Il est possible, à tout moment, de demander à exercer votre droit d’accès ainsi que votre droit à rectification des données traitées. Quand la réglementation le permet, vous pouvez exercer votre droit d’opposition, de même que le droit d’effacement et de limitation. Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par mail : dpd@ac-lyon.fr

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (www.cnil.fr).

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