Traitement des données : Les élèves et leurs représentants légaux

Affectation en lycée

Responsable de traitement

Le recteur de l’académie de Lyon est responsable conjointement avec le ministre de l’Éducation nationale.

Finalités

Ce traitement a pour finalité l’affectation des élèves en lycée et le recensement des candidats à l’apprentissage.

Le recueil des données a un caractère obligatoire pour la gestion des affectations. Le traitement ne prévoit pas de décision automatisée au sens de l’article 22 du règlement (UE) 2016/679.

• Assurer la gestion des affectations du 2nd degré (3e Prépa-Métiers, UPE2A et NSA inclus) ;
• Organiser l'affectation des élèves dans une classe en fonction de la carte scolaire, de la carte des formations et des vœux des représentants légaux.

Sous-finalités

• Réception des demandes de vœux d’affectation via la fiche préparatoire à la saisie Affelnet ou le service en ligne affectation ;
• Réception des demandes de changement d’établissement en cours d’année ;
• Instruction des demandes d’affectation dans le cadre de la campagne d’affectation ;
• Traitement des demandes pouvant passer par une prise de rendez-vous avec les responsables légaux ;
• Inscription aux tests de positionnement des élèves allophones de moins de 16 ans et de plus de 16 ans ;
• Étude des dossiers de candidature pour des formations particulières permettant, si besoin, de favoriser l’affectation, voire de donner une priorité à l’affectation ;
• Instruction des demandes hors campagne d’affectation - Dossier « Publics non scolarisés – DARFI » : Dossier instruit en CIO. Hors campagne d’affectation, il est soumis aux commissions des établissements visés afin de déterminer la recevabilité de la candidature ;
• Instruction des dossiers de candidatures pour l’entrée dans une formation ou un dispositif particulier: Dossier soumis à une commission préparatoire à l’affectation (Administration ou EPLE d’accueil) pour classement ou attribution d’un bonus.

Bases juridiques

• Le traitement est mis en œuvre pour l'exécution d'une mission d'intérêt public au sens de l'article 6 (e) du règlement (UE) 2016/679 ;
• Arrêté du 24 novembre 2023 portant création par le ministère de l'éducation nationale d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Affelnet lycée » ;
• Article D211-11 du Code de l’éducation.

Destinataires des données

Internes :

• Les services du rectorat et de la direction des services départementaux de l’éducation nationale : DIVEL, DRAIO, IEN-ASH, IEN-IO, DAASEN et DASEN, les établissements d’origine privés ou publics, CFA, le cas échéant le service médico-social en faveur des élèves, CIO, DSI.

Externes :

• Les mairies du lieu de résidence des élèves ;
• Le cas échéant, les services de l’Armée, de la police, la  Maison Régionale de la Performance, les  partenaires économiques.

Catégories de personnes concernées

• Les élèves ;
• Les apprentis ;
• Les responsables légaux.

Catégories de données traitées

La source des données est directe lorsque vous renseignez les formulaires et indirecte quand elle est issue des bases élèves dont nous disposons.

Identité :

• Nom, prénom, sexe, adresse de l’élève et des responsables légaux, numéros de téléphone, courriels, INE de l’élève, statut de boursier. Code zone géographique ;
• Motifs de dérogation à la carte scolaire (situation de handicap ou de troubles de santé invalidant, boursier, frère et sœur scolarisé dans l’établissement demandé, Domicile en zone limitrophe du secteur) ;
• Parcours sportif (club, palmarès) ¹ ;
• Informations relatives à la passation du Code de la route ou du permis de conduire ² ;

Scolarité :

• Nom et coordonnées de l’établissement d’origine, classe d’origine de l’élève, langues étudiées ;
• Décisions d’orientation du chef d’établissement ;
• Date de positionnement par le CASNAV ;
• Vœux d’affectation ;
• Expression de motivation, avis circonstanciés des membres de la communauté éducative (Psy-EN, enseignants, personnels de direction, tuteurs de stage) ;
• Résultats scolaires (disciplines et compétences du socle commun).

Sécurité des données

Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la politique de sécurité des systèmes d’information (PSSI) de l’académie.

Plateformes utilisées :

• Démarches Simplifiées pour les demandes d’affectation en cours d’année ou pour des emménageant ou pour certaines demandes de dérogations ;
• Affelnet Lycée : application à laquelle les chefs d’établissements accèdent avec identifiant et mot de passe et à travers laquelle sont traitées les demandes d’affectation lors de la campagne entre mars et septembre ;
• Service en ligne affectation : application à laquelle les représentants légaux accèdent avec identifiant et mot de passe et à travers laquelle ils peuvent candidater à des formations ;
• Fichiers Excel pour le suivi des demandes reçues par mail ou sur Démarches simplifiées conservé sur un espace académique sécurisé auxquels ont accès les seuls agents habilités par la DSI du Rectorat de l’académie de Lyon ;
• Les notifications d’affectation sont adressées par courrier postal ou par e-mail. Des échanges avec les représentants légaux peuvent avoir lieu par mail également ;
• Les inscriptions aux tests de positionnement pours les élèves allophones sont effectués via COLIBRIS ;

Aucun transfert de données n’est opéré hors de l’union Européenne.

Durée de conservation des données

Les données sont conservées conformément à l’instruction 2005-003 du 22 février 2005.

Les données à caractère personnel des élèves et apprentis, ainsi que de leurs responsables, sont conservées pendant une durée d'un an, puis sont versées dans une base d'archives intermédiaires pour une durée supplémentaire d'un an, sauf contentieux.

Exercice de vos droits

Il est possible, à tout moment, de demander à exercer votre droit d’accès ainsi que votre droit à rectification des données traitées. Quand la réglementation le permet, vous pouvez exercer votre droit d’opposition, de même que le droit d’effacement et de limitation. Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par mail : [email protected]

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL

Affectation en lycée pour les élèves en situation de handicap

Responsable de traitement

Le recteur de l’académie de Lyon est responsable conjointement avec le ministre de l’Éducation nationale.

Finalités

Ce traitement a pour finalité l’instruction des dossiers des élèves en situation de handicap ou porteurs d'un trouble invalidant qui sollicitent un bonus pour une affectation prioritaire en lycée. Les dossiers des élèves sont étudiés en commission en vue d’obtenir une priorité à l’affectation par AFFELNET Lycée. Le recueil des données a un caractère facultatif pour la gestion des affectations. Le traitement ne prévoit pas de décision automatisée au sens de l’article 22 du règlement (UE) 2016/679.

Bases juridiques

• Le traitement est mis en œuvre pour l'exécution d'une mission d'intérêt public au sens de l'article 6 (e) du règlement (UE) 2016/679 ;
• Arrêté du 24 novembre 2023 portant création par le ministère de l'éducation nationale d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Affelnet lycée » ;
• Circulaire n° 2016-186 du 30-11-2016 ;
• Articles L.112-1, L.112-2, L.112-2-1, L.351-1 du code de l'éducation ;
• Articles D.351-3 à D.351-20 du Code de l'éducation ;
• Décret n°2005-1752 du 30 décembre 2005 ;
• Loi n°2005-102 du 11 février 2005 pour l'égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées.

Destinataires des données

Internes :

• Les établissements d’origine ;
• L’administration réunit les commissions pluridisciplinaires handicap-médicale et étudie les dossiers. Les commissions sont constituées à chaque fois de personnels d’établissements scolaires, d’inspecteurs, de personnels d’orientation et de santé de l’éducation nationale, et parfois de partenaires extérieurs (directeurs EMS, personnels de la DRAAF...).

Externes :

-Les établissements d’origine (établissements publics ou privés de l’éducation nationale ou de l’agriculture, CIO, CFA, Établissements médicaux sociaux) qui constituent et acheminent les dossiers.

Catégories de personnes concernées

• Les élèves ;
• Les responsables légaux.

Catégories de données traitées

La source des données est directe lorsque vous renseignez les formulaires et indirecte quand elle est issue des bases élèves dont nous disposons.

Identité

Noms, prénoms, adresses de l’élève et des responsables légaux, numéros de téléphone, courriels, INE et sexe de l’élève.

Scolarité

• Nom et coordonnées de l’établissement d’origine, classe d’origine de l’élève ;
• Vœux d’affectation ;
• Parcours de l’élève (classes, stages), Aides, adaptations et accompagnement médico-social dont bénéficie l’élève ;
• Avis circonstanciés des membres de la communauté éducative (Psy-EN, enseignants, personnels de direction, tuteurs de stage) ;
• Positionnement sur les compétences du socle commun ;
• Données médicales transmises sous pli confidentiel aux médecins :
  • Nature de la pathologie et/ou du handicap et retentissements sur la scolarité ;
  • Contre-indications médicales selon le type de situations ou les conditions environnementales.

Sécurité des données

Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la politique de sécurité des systèmes d’information (PSSI) de l’académie.

Plateformes utilisées :

• Démarches Simplifiées pour les demandes d’affectation en cours d’année ou pour des emménageant ou pour certaines demandes de dérogations ;
• Affelnet Lycée et COLIBRIS : application à laquelle les chefs d’établissements accèdent avec identifiant et mot de passe et à travers laquelle sont traitées les demandes d’affectation lors de la campagne entre mars et septembre ;
• Service en ligne affectation : application à laquelle les représentants légaux accèdent avec identifiant et mot de passe et à travers laquelle ils peuvent candidater à des formations ;
• Fichiers Excel pour le suivi des demandes reçues par mail ou sur Démarches simplifiées conservé sur un espace académique sécurisé auxquels ont accès les seuls agents habilités par la DSI du Rectorat de l’académie de Lyon ;
• Le certificat médical est adressé sous pli confidentiel au médecin conseiller technique du département du 1er vœu et/ou au médecin de la DRAAF ;
• Les notifications d’affectation sont adressées par courrier postal ou par e-mail. Des échanges avec les représentants légaux peuvent avoir lieu par mail également.

Les données de santé et la nature d’un handicap ne sont accessibles qu’aux seuls professionnels de santé auxquels s’imposent le secret professionnel.

Aucun transfert de données n’est opéré hors de l’union Européenne.

Durée de conservation des données

Les données sont conservées conformément à l’instruction 2005-003 du 22 février 2005.

Les données à caractère personnel des élèves, ainsi que de leurs responsables, sont conservées pendant une durée d'un an, puis sont versées dans une base d'archives intermédiaires pour une durée supplémentaire d'un an, sauf contentieux.

Exercice de vos droits

Il est possible, à tout moment, de demander à exercer votre droit d’accès ainsi que votre droit à rectification des données traitées. Quand la réglementation le permet, vous pouvez exercer votre droit d’opposition, de même que le droit d’effacement et de limitation. Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par mail : dpd@ac-lyon.fr

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (www.cnil.fr).

Affectation en Collège

Les informations recueillies dans ce formulaire font l’objet d’un traitement de données à caractère personnel destiné à gérer l’affectation des élèves dans les établissements publics du second degré (collège).

Responsable du traitement

Le responsable du traitement est le rectorat de l’académie de Lyon, conjointement avec le ministère de l’Éducation nationale.

Finalités du traitement

Les données sont traitées afin de :

• gérer l’affectation des élèves dans les collèges publics ;
• organiser l’affectation en fonction de la carte scolaire, de la carte des formations et des vœux formulés par les responsables légaux ;
• instruire les demandes d’affectation ou de changement d’établissement ;
• examiner les candidatures pour certaines formations ou dispositifs spécifiques ;
• vérifier l’éligibilité à certains dispositifs éducatifs (ex. SEGPA, ULIS) lorsque cela est nécessaire.
• Le recueil des données a un caractère obligatoire pour la gestion des affectations.

Le recueil des données a un caractère obligatoire pour la gestion des affectations.
Le traitement ne prévoit pas de décision automatisée au sens de l’article 22 du règlement (UE) 2016/679.

Base légale

Le traitement est mis en œuvre pour l'exécution d'une mission d'intérêt public au sens de l'article 6 (e) du règlement (UE) 2016/679
Article D211-11 du Code de l’éducation

Données traitées

Les catégories de données susceptibles d’être traitées sont notamment :

• identité et coordonnées de l’élève et des responsables légaux ;
• établissement d’origine et éléments relatifs à la scolarité ;
• résultats scolaires et décisions d’orientation ;
• vœux d’affectation ;
• éléments nécessaires à l’instruction de la demande (par exemple : motifs de dérogation, documents relatifs à l’autorité parentale) ;
• le cas échéant, informations relatives à des dispositifs particuliers (notification MDPH ou éléments médico-sociaux nécessaires à l’examen d’une affectation en SEGPA ou ULIS).

Destinataires des données

Les données peuvent être transmises aux services habilités :

• services académiques (DIVEL, DRAIO, DSDEN, services médico-sociaux, CIO) ;
• établissements scolaires d’origine et d’accueil ;
• services informatiques académiques ;
• le cas échéant, collectivités territoriales ou partenaires institutionnels compétents.

Sécurité des données

Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la politique de sécurité des systèmes d’information (PSSI) de l’académie.

Plateformes utilisées :

Affelnet-6ème: application à laquelle les chefs d’établissements accèdent avec identifiant et mot de passe et à travers laquelle sont traitées les demandes.
Service en ligne affectation : application à laquelle les représentants légaux accèdent avec identifiant et mot de passe et à travers laquelle ils peuvent candidater à des formations
Fichiers Excel pour le suivi des demandes reçues par mail conservé sur un espace académique sécurisé auxquels ont accès les seuls agents habilités par la DSI du Rectorat de l’académie de Lyon
Aucun transfert de données n’est opéré hors de l’union Européenne.

Durée de conservation des données

Les données sont conservées conformément à l’instruction 2005-003 du 22 février 2005.

Les données à caractère personnel des élèves et apprentis, ainsi que de leurs responsables, sont conservées pendant une durée d'un an, puis sont versées dans une base d'archives intermédiaires pour une durée supplémentaire d'un an, sauf contentieux.

Exercice de vos droits

Il est possible, à tout moment, de demander à exercer votre droit d’accès ainsi que votre droit à rectification des données traitées.
Quand la réglementation le permet, vous pouvez exercer votre droit d’opposition, de même que le droit d’effacement et de limitation.

Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par mail : [email protected]

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL

En construction

En construction

Gestion des immersions en établissements Enseignement Supérieur

Responsable de traitement

Le recteur de l’académie de Lyon est responsable conjointement les universités partenaires.

Finalités

Ce traitement permet aux lycéens de découvrir l’enseignement supérieur en immersion dans un établissement du supérieur via l’application Immersup.

Sous-finalités

• Gestion de la communication des évènements auprès des personnes inscrites sur la plateforme « 1 jour dans le sup » ;
• Gestion de la création, de la validation et de la suppression des comptes de la plateforme les rectorat de Lyon et l’ensemble de ses partenaires ;
• Gestion de l'identification par authentification (fédération d'identité ou compte local) ;
• Gestion des habilitations des administrateurs, référents et utilisateurs ;
• Gestion des risques par supervision des évènements (personnes devant savoir qui se trouve physiquement dans l’établissement) ;
• Gestion des offres de participation à des cours, évènements ou activités pédagogiques dans les établissements partenaires du secondaire ou de l’enseignement supérieur ;
• Gestion des ressources (créneaux, locaux, intervenants) ;
• Gestion de l'inscription, de la désinscription, réinscription aux cours et événements proposés ;
• Suivi des inscriptions par les administrateurs, référents, les enseignants et les inscrits ;
• Gestion de l’assiduité ;
• Délivrance d'attestations de présence ;
• Élaboration d'analyses statistiques.

Les étapes de ce traitement sont :

• L’élève crée son compte et fait une demande d’immersion ;
• La demande est examinée par l’établissement du supérieur ;
• Une réponse est apportée à l’élève via la plateforme.

Le recueil des données a un caractère facultatif. Le traitement ne prévoit pas de décision automatisée au sens de l’article 22 du règlement (UE) 2016/679.

Bases juridiques

• La mission de service public conformément à l’article 6.1.e du RGPD ;
• Article L. 331-7 du code de l’éducation ;
• Arrêté du 1er juillet 2015 relatif au parcours Avenir.

Destinataires des données

• Les établissements d’origine, le référent a une visibilité sur les demandes des élèves de son EPLE ;
• Les établissements d’accueil (universités lyonnaises, lycées publics de l’académie) étudient les demandes ;
• L’administration (Rectorat) a une visibilité sur les demandes et la validation des comptes élèves hors académie.

Catégories de personnes concernées

• Les élèves de lycée ;
• Les responsables légaux.

Catégories de données traitées

Par le rectorat de Lyon et ses partenaires :

• Identité (nom, prénom) ;
• Coordonnées institutionnelles (adresses e-mail) ou personnelles (adresses e-mail personnelle, numéro de téléphone) ;
• Établissement d'affectation ;
• Identifiant ;
• Mot de passe ;
• Date et heure de dernière connexion.

Par les établissements partenaires et le rectorat organisant ou procédant à l’inscription de leurs apprenants :

• Identité (nom, prénom) ;
• Coordonnées institutionnelles (adresses e-mail) ou personnelles (adresses e-mail personnelle, numéro de téléphone) les établissement partenaires privilégient les coordonnées institutionnelles ;
• Établissement de rattachement ;
• Filière pré-universitaire ;
• Données liées à l’inscription, à la nature et à la participation (y compris attestation de présence) à l’événement ;
• Pièces justificatives (consentement parental, justificatif d’identité et attestation de responsabilité civile) pour les publics externes.

Sécurité des données

Les données sont stockées sur l’offre hébergée Immersup proposée par l’Université de Strasbourg pour le consortium ESUP-Portail. Les données sont hébergées dans un datacenter local avec des équipes techniques locales qui assurent la sécurité et la maintenance. Le protocole utilisé pour accéder à l’application est en https et respecte les règles de sécurité entre l’adhérent-utilisateur et l’exploitant.

L’hébergeur est sous-traitant, au sens de l’article 28 du RGPD, pour le compte du consortium ESUP-Portail et ses adhérents. Une annexe de sous-traitance est, en conséquence, intégrée à la convention principale.

Durée de conservation des données

Les données sont conservées conformément à l’instruction 2005-003 du 22 février 2005.

Les données à caractère personnel des élèves, ainsi que de leurs responsables, sont conservées pendant une durée d'un an, puis sont supprimées, sauf contentieux.

Les données de connexion sont conservées 1 an.

Exercice de vos droits

Il est possible, à tout moment, de demander à exercer votre droit d’accès ainsi que votre droit à rectification des données traitées. Quand la réglementation le permet, vous pouvez exercer votre droit d’opposition, de même que le droit d’effacement et de limitation. Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par mail : [email protected]

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (www.cnil.fr)

En construction

En construction

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